İşverenler İçin Toplu Başvuru: Denetime Hazırlık Playbook’u
Şubeli yapıda çalışan işletmeler, sezonluk yoğunluk yaşayan markalar ve hızlı büyüyen KOBİ’ler için toplu hijyen belgesi başvurusu ve denetime hazırlık süreci tek tek koşturmakla değil, tek bir orkestrasyon ile yönetildiğinde hem maliyet hem de zaman kazancı yaratır. Bu playbook, İK–Operasyon–Kalite ekiplerinin aynı sayfada buluşmasını sağlayan pratik, uygulanabilir bir çerçeve sunar:
Standartlaştırılmış bir belge/akış mimarisi,
Zaman çizelgesi (T-30’dan Denetim Gününe kadar),
RACI (sorumluluk matrisi),
Saha hazır bulunuşluk kontrol listeleri,
Toplu başvuru (eğitim–sertifikasyon) taktiği ve e-Devlet doğrulaması,
CAPA (düzeltici/önleyici faaliyet) döngüsü ve KPI’lar.
Hedef çıktı: Denetimde “belge hazır, saha hazır, ekip hazır” üçlüsünü yakalayarak tekrar eden uygunsuzlukları sıfıra yaklaştırmak.
Başlamadan: Terimler & kapsam
Toplu Başvuru: Aynı işverenin birden fazla şube/personeli için tek plan üzerinden hijyen eğitim/sertifikasyon sürecinin koordine edilmesi.
Denetim: Belediye/il–ilçe tarım/sağlık veya sözleşmeli denetim firmaları tarafından yapılan uygunluk kontrolü.
Kapsamlı Personel: Gıdaya veya kişiye doğrudan temas eden tüm roller (mutfak üretim, servis, kasap–şarküteri, bar, bulaşık; kuaför–berber–güzellik vb.).
Belgelendirme: MEB/Halk Eğitim/e-Yaygın süreçleriyle tamamlanan eğitimlerin e-Devlet’te görüntülenebilir sertifika kaydına dönüşmesi.
Çıktı seti (playbook boyunca üretecekleriniz):
Personel–sertifika durumu matrisi (kimde var/yok, tarih, şube).
Toplu başvuru dosyası (katılımcı listeleri, sözleşme, takvim).
Denetim dosyası (kroki/plan, SOP’ler, kayıt formları, MSDS, alerjen vb.).
Saha hazır bulunuşluk raporu (mock audit notları ve fotoğraflar).
CAPA planı ve KPI panosu.
Zaman çizelgesi: T-30’dan Gün 0’a
Aşağıdaki akış, 1 aylık bir hazırlığı en az sürprizle tamamlamanıza yardım eder. Zamanlar “örnek”tir; şirket/il koşullarına göre esnetin.
T-30 – T-21: Durum tespiti & orkestrasyon
Amaç: Nerede olduğumuzu ve neleri kapatacağımızı görmek.
RACI kurun:
Sponsor: Operasyon Direktörü/Genel Müdür Yardımcısı
Sahip (A): Kalite Müdürü
Sorumlular (R): İK, Eğitim, Operasyon Bölge Yöneticileri
Danışılan (C): Şube Müdürleri, İSG
Bilgilendirilen (I): Finans, Satınalma
Envanter çıkarın: Tüm şube/personel listesi; rolleri temas durumuna göre etiketleyin.
Belge durumu matrisi: Kimde hijyen belgesi var/yok, belge tarihi nedir, e-Devlet’te görünüyor mu?
Risk haritası: En çok eksik kadro hangi şubelerde? En yoğun saatler ne zaman?
Eğitim sağlayıcı shortlist’i: MEB/Halk Eğitim/e-Yaygın uyumlu, takvim ve kapasite bilgisi alın.
İç iletişim: Playbook takvimi, zorunluluklar, telafi oturumu kuralları.
T-20 – T-14: Toplu başvuru & takvim
Amaç: Eğitim slotlarını kapatmak ve katılımcıları netleştirmek.
Şube bazlı gruplama: Vardiyalara çakışmayacak slot planı.
Katılımcı veri şablonu: Ad–soyad, T.C., doğum yılı, rol, şube, telefon/e-posta (KVKK uyarısı).
Sözleşme & satınalma: Eğitim/sınav ücretleri, iptal/erteleme koşulları, fatura ünvanları.
Duyuru & kayıt: Katılımcılara net yönerge (gün/saat, kimlik, katılım kuralı, sınav).
Erişilebilirlik: Online oturumlarda bağlantı testi, yüz yüze ise mekân–ulaşım notları.
T-13 – T-7: Saha hazır bulunuşluk – 1. tur
Amaç: Denetimde ilk bakılan noktaları standarda çekmek.
El yıkama üçlüsü: Sıvı sabun + ılık su + tek kullanımlık havlu; tüm istasyonlarda.
Çapraz bulaşma: Renk kodlu tahta/bıçak; çiğ–pişmiş–RTE ayrımı; dolap raflaması (çiğ altta).
Sıcaklık yönetimi: Buzdolabı/derin dondurucu termometreleri, kalibrasyon kayıtları.
Temizlik–dezenfeksiyon: SOP’ler, kimyasal listesi, MSDS klasörü; durulama uyarıları.
Pest & atık: Kapanlar/raporlar, fitiller, pedallı–torbalı konteyner; yağ/organik protokolleri.
Alerjen beyanı: Menülerde yazılı ve görünür; servis personeline kısa brifing.
İşaretlemeler: Acil çıkış, el yıkama, ilk yardım; görünürlük.
T-6 – T-3: Mock audit & dosya kurgusu
Amaç: Denetimi prova etmek ve belge tarafını yekpare hâle getirmek.
Mock audit (45–60 dk/şube): Tur sırası → Sorular → Dosya testi → Sahada “anlık düzeltmeler”.
Denetim dosyası kurgusu:
Kapak (Unvan–Adres–NACE–İletişim)
Kimlik–Vergi–Oda
Kira/Tapu + Kroki/Plan (el yıkama, hava akışı, hazırlık/servis)
Personel & Hijyen Belgeleri (liste + sertifikalar)
Eğitim Kayıtları (yoklama, sınav, telafi)
Sıcaklık Kayıtları (son 30 gün)
Temizlik–Dezenfeksiyon Planı ve loglar
Pest Raporları & kapan yerleşimleri
Atık/yağ sözleşmeleri ve çıkış belgeleri
MSDS klasörü (güncel)
Alerjen matrisi & menü baskısı
e-Devlet doğrulama: Sertifika ekran görüntülerini PDF olarak ekleyin (barkod/karekod).
Ekip brifingi: “Denetim günü protokolü” (karşılama, sorulara yanıt, numune prosedürü).
T-2 – T-1: Son rötuş & teyit
Amaç: Sürprizleri kapatmak.
Takvim teyidi: Denetim saati, ekibin orada olacağı kişi/kişiler.
Saha turu: El yıkama sarf malzemesi stoğu, kimyasal dolabı düzeni, çöpler, afişler.
Dosya kontrolü: Eksik belge var mı? PDF’ler açılıyor mu? Baskılar okunaklı mı?
İletişim planı: Denetim esnasında tek temas kişisi (bir kişi konuşur, tüm ekip uygular).
Gün 0: Denetim
Açılış brifingi: Kapsam, tur sırası, dosya sorumlusu tanıtımı.
Saha turu: Kritik noktaları ilk 10 dakikada sorunsuz göstermek özgüven yaratır.
Dosya ibrazı: İstenen belgeyi 30 sn içinde çıkarabilecek düzen.
Soru yönetimi: Sorulara kısa, net, kanıtlı yanıt. Uygunsuzlukta “düzeltilmiş kanıt” yaklaşımı.
Kapanış: Bulguları kayıt altına alın; sözlü teyit edilen düzeltmeler için foto kanıt hazırlayın.
T+1 – T+7: CAPA & yaygınlaştırma
Bulgular listesi: Uygunsuzluk–köken–risk etkisi–kapanış tarihi.
Kök neden analizi: 5N1K/5Why/balık kılçığı; kişiler değil süreç odağı.
Eğitim tekrarı/takviye: Aynı bulgu farklı şubelerde görülüyorsa odaklı mikro eğitim.
Form/SOP güncelleme: Değişiklikleri tüm şubelere standardize edin.
KPI raporu: % sertifikalı personel, CAPA kapanış süresi, sıcaklık kayıt uyumu, denetim puanı.
RACI – örnek sorumluluk matrisi
Aktivite Sponsor Sahip (A) Sorumlu (R) Danışılan (C) Bilgilendirilen (I) Toplu başvuru sözleşmesi COO/OP Kalite Müdürü Satınalma, Eğitim Hukuk, Finans Üst Yönetim Katılımcı listeleri/KVKK OP İK Müdürü Şube Müdürleri KVKK Yetkilisi Kalite Eğitim planı & yoklama OP Eğitim Sorumlusu Bölge Yöneticileri Kalite İK e-Devlet doğrulama OP Kalite İK — Yönetim Denetim dosyası OP Kalite Şube Müdürü İSG Yönetim Mock audit OP Kalite Bölge Yöneticileri Şube Yönetim CAPA & KPI OP Kalite Şube Müdürü İK, Eğitim Üst Yönetim Not: “A” tek kişidir (nihai sorumluluk); “R” işi yapar; “C” danışılan; “I” bilgilendirilen.
Toplu başvuru: Operasyon kiti (adım adım)
Eğitim sağlayıcı seçimi: MEB/Halk Eğitim/e-Yaygın hatlarına uyumlu, takvim–kontenjan sağlayabilen partner.
Veri şablonu: Ad–soyad, T.C., doğum yılı, rol, şube, iletişim, tercih (online/yerinde).
Sözleşme & satınalma: Ücretler, iptal/telafi koşulları, özel indirimler, fatura ünvanı.
Duyuru & katılım: Net yönerge; katılım zorunluluğu; yoklama ve sınav kuralları.
Oturum icrası: Online için teknik prova; yüz yüze için mekân/ulaşım; yoklama tutanakları.
Sınav & sertifika: Başarılı olanlar için sertifika kaydı; e-Devlet’te kontrol ekran görüntüsü.
Arşiv & dosyalama: Sertifikaları şube/dosya bazlı klasörleyin; denetim dosyanıza ekleyin.
Sık hatalar & çözümler:
Yanlış kurs türü: Sektör uyumunu kontrol et (gıda/kişisel bakım).
E-Devlet’te görünmeme: İşlenme gecikmesi olabilir; kurumla kayıt teyidi yap.
Vardiya çakışması: Slotları vardiyaya göre ayır; telafi oturumu planla.
KVKK ihlali: Kişisel verileri şifreli dosya/erişim listesiyle koru.
Denetim dosyası: İdeal kütük yapısı
Bölüm 1 – Kimlik–Vergi–Oda
Bölüm 2 – Kira/Tapu + Kroki/Plan (el yıkama, hazırlık/servis akışı, hava/atık)
Bölüm 3 – Personel & Hijyen Belgeleri (liste + barkodlu sertifikalar)
Bölüm 4 – Eğitim Kayıtları (yoklama, sınav, telafi)
Bölüm 5 – Sıcaklık Kayıtları (son 30 gün; kalibrasyon tutanağı ekli)
Bölüm 6 – Temizlik–Dezenfeksiyon Planı (kimyasal listesi + MSDS)
Bölüm 7 – Pest Raporları ve Kapan Yerleşimleri
Bölüm 8 – Atık/yağ sözleşmeleri & çıkış belgeleri
Bölüm 9 – Alerjen Beyanı & Menü Baskısı
Bölüm 10 – Numune/İzlenebilirlik Dokümanları (lot, tedarikçi listesi, iade–geri çağırma prosedürü)Saha hazır bulunuşluk: 10 kritik nokta
El yıkama istasyonları eksiksiz (sabun–ılık su–tek kullanımlık havlu).
Çapraz bulaşma kontrolü (renk kodları, dolap raflaması, RTE ayrımı).
Sıcaklık yönetimi (≥60°C sıcak bekletme, ≤4–5°C soğuk muhafaza; kalibrasyon).
Temizlik–dezenfeksiyon sırası ve süreler; durulama uyarıları.
Kimyasal dolabı ve MSDS erişilebilir.
Pest (kapan–trend, kapı fitilleri, tesiste açık gıda bırakmama).
Atık yönetimi (pedallı–torbalı konteyner, yağ/organik ayrımı).
Alerjen beyanı (menüde yazılı ve görünür; personel bilgilendirme).
Ekipman–yüzey (gıda uyumlu materyal; bütünlük ve temiz görünüm).
İşaretlemeler (acil çıkış, ilk yardım, el yıkama; net/okunur).
KPI’lar ve yönetim panosu
Sertifikalı personel oranı = Hijyen sertifikası olan/temaslı toplam.
CAPA kapanış süresi = Denetim bulgusundan kapanış kanıtına geçen gün sayısı (hedef: ≤7 gün).
Sıcaklık kayıt uyumu = Zorunlu günlerin % ile tamamı (hedef: ≥%95).
Denetim puanı = Mock audit ve gerçek denetim ortalaması (hedef: yıl bazında artış).
Tekrarlayan bulgu oranı = Aynı bulgunun şubelerde tekrarlanma yüzdesi (hedef: ↓).
KPI’ları aylık gözden geçirme toplantılarında yönetime sunun; iyi performansı ödüllendirin, riskli şubelere koçluk verin.
SSS
Toplu başvuru tek faturada olabilir mi?
Genelde evet; ancak şube bazlı maliyetlendirme gerekebilir. Finansla önceden netleştirin.Sınava katılamayan personel için ne yapmalı?
Önceden telafi oturumu planlayın; vardiya değişimi ve yıllık izin tarihlerini dikkate alın.Sertifikaları dijital saklamak yeterli mi?
Denetimde pratiklik için dijital + basılı ikiz dosya önerilir (barkod/karekodlu, e-Devlet görüntüsü).Yeni işe girişlerde süreç nasıl?
İşe girişte rol analizi yapın; temaslı ise ilk uygun slotta eğitime kaydedin; geçici görevlendirme planlayın.Çok şubede aynı gün denetim?
Bölge bazlı hazır bulunuşluk elçisi belirleyin; dosya ve saha standartları aynı raf düzeniyle kurulmalı.Hemen kullan: İndirilebilir kontrol listesi (PDF)
Bu playbook’un özetini, toplantılarda ve saha turlarında kullanabileceğiniz tek sayfalık bir kontrol listesine dönüştürdüm:
👉 Denetime Hazırlık Playbook – Kontrol Listesi (PDF)Denetim, tek seferlik bir “evrak kontrolü” değil; gıda güvenliği kültürünüzün röntgenidir. Bu playbook’u yaşayan bir doküman gibi ele alın: Her denetim sonrası KPI tablonuzu güncelleyin, CAPA’ları kapatın, iyi örnekleri kurum içinde paylaşın. Birkaç denetim döngüsü sonra, sahadaki alışkanlıklar standart hâle gelir; belgeler yalnızca kanıt olmaya devam eder.
Son güncelleme: 14.10.2025
